Teamassistenz im Vorstandsbüro (w/m/d)

Ihre Aufgaben

• Tagesbezogene Organisation der Büroabläufe gemeinsam mit dem Vorstandsbüro: Bear­bei­tung von Post, Schriftverkehr und Korres­pon­denz sowie die Telefon- und Mailkommuni­kation
• Terminmanagement: Koordination, Planung, Nachbereitung und -verfolgung sowie ggf. auch Terminbegleitung
• Reisemanagement: Planung, Abrechnung und Controlling
• Veranstaltungsorganisation: Koordination, Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen, Besprechungen sowie Gästebetreuung, unterstützende Assistenz bei Repräsentationsaufgaben
• Organisation und inhaltliche Begleitung und Aufarbeitung von Gremiensitzungen
• Selbstständige zeitliche Planung und inhaltlich begleitende Durchführung der Regeltermine des Kaufmännischen Direktors
• Mitwirkung bei Projekten, u. a. Gestaltung von Präsentationen, ggf. Begleitung von Teil­pro­jekten, Projektorganisation
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung der Stabsstelle, u. a. Ausbau des digitalen Dokumenten- / Vorgangsmanagements
• Administrative Unterstützung der Sekretariate des Ärztlichen Direktors und des Kauf­männi­schen Direktors als eigenständige Vertretung für Abwesenheitszeiten der originären Vorstands­sekretariate

Ihr Profil

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Kaufmännischen Bereich oder einen ver­gleich­baren Abschluss sowie einschlägige Berufs­er­fahrung
• Proaktives Engagement, hohe Eigenmotivation, kommunikative Kompetenz
• Hohes Maß an Flexibilität, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit sowie loyales Verhalten und eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
• Ein freundliches und eloquentees Auftreten im Gespräch sowie Freude am kooperativen Austausch
• Offene Persönlichkeit, die sich durch Integrität, Sorgfalt und Teamgeist auszeichnet
• Diplomatische Umgangsformen in Kombination mit verbindlicher Durchsetzungsstärke
• Selbstständiges Arbeiten im eigenen Verant­wor­tungsbereich sowie eine sorgfältige und struktu­rierte Arbeitsweise
• Routinierter Umgang mit den MS Office-Programmen

Unser Angebot

• Eigenverantwortliche Übernahme von anspruchs­vollen und abwechslungsreichen Tätigkeiten
• Zusammenarbeit in einem kompetenten, offenen und interdisziplinären Team
• Schnittstellen zu allen Organisationseinheiten des Konzernverbundes
• Vielfältige Möglichkeiten der persönlichen Weiterentwicklung durch Fort- und Weiter­bildung