CEO Executive Assistant (m/w/d)

CEO Sekretariat (50%):

• CEO Kalender und Termin-Koordination (inkl. PMG-Gesamtkalender und interne Events)
  
• Aktive Unterstützung des CEOs im Rahmen der Vorbereitung von Meetings durch Einholen von Informationen, inhaltliche Aufbereitung von Themen und Erstellung von Präsentationen
  
• Dienstreisen Organisation (inkl. ESTA, Visum, Itinerare, Meeting-Agenda und Dokumentation)
  
• Betreuung der Direktreports des CEO
• Ansprechpartner für interne und externe Partner
  
• Administrative Aufgaben in der gesamten Bandbreite der Verantwortung von High Level Korrespondenz bis zur Verantwortung für das technische Equipment des Büros
• Vertretung der GF Assistenz der weiteren Geschäftsführungsmitglieder
  

CEO Assistenz (20%):

• Selbstständige Projektaufgaben und Monitoring bestimmte Aufgaben im Auftrag des CEOs
  
• Systematische Berichte, Protokolle, Analysen, Entscheidungsvorlagen und technische Präsentationen erstellen
  
• Vorbereitung, Organisation und Follow-up von Aufsichtsrats Sitzungen und diversen globalen Veranstaltungen

HR Assistenz (30%):

• Übernahme von Aufgaben aus der Personalbetreuung wie dem jährlichen Compensation Packages, MBO Prozess, Veröffentlichungen, HR Vertragsgestaltung sowie diverse Personalentwicklungsthemen und –projekte
• Administrative wie inhaltliche Unterstützung des Geschäftsführers in allen personalwirtschaftlichen Themen die Mitarbeiter der Holding betreffend einschließlich Fristenüberwachung
• Dokumentation und Nachhalten von einzelmen Personalangelegenheiten einschließlich Führung der Personalakten der Holdingmitarbeiter
  

• Abgeschlossenes kaufmännisches Bachelor Studium mit einschlägiger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Aufgabenstellung oder durch berufliche Entwicklung erworbene Kenntnisse und Erfahrungen verbunden mit entsprechenden Zusatzqualifikationen
  
• Mehrjährige Erfahrung aus einem internationalen Umfeld, idealerweise in einem mittelständischen Industrieunternehmen
  
• Mehrjährige Erfahrung Assistent/in der Geschäftsführung und aus dem HR Bereich.
  
• Sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch sowie gute Kommunikationsfähigkeiten sind zwingende Voraussetzungen
  
• Schneller und zuverlässiger Umgang mit entsprechenden MS Office Tools und allen digitalen Medien eines modernen Office
  
• Engagierte, zielorientierte und strukturierte Arbeitsweise verbunden mit einem angemessenen Durchsetzungs-vermögen und einem hohen Verantwortungsbewusstsein
  
• Wahrung der Vertraulichkeit und Diskretion in der Position sowie sensible und angemessene Kommunikation auch in schwierigen Personalangelegenheiten
  
• Sehr selbstständige Arbeitsweise als vorausschauende Assistenz, die/der eigenständige Entscheidungen trifft und nächste Schritte ableiten kann