In der Geschäftsstelle des Dekanats der Gesamtfakultät für Mathematik, Ingenieur- und Naturwissenschaften der Universität Heidelberg ist ab sofort folgende Stelle in Teilzeit (50 %) und unbefristet als Assistenz des Dekans der Gesamtfakultät für Mathematik, Ingenieur- und Naturwissenschaften zu besetzen:
Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst (w/m/d)
Ihre Aufgaben:
- Administrative Führung des Büros der Gesamtfakultät
- Administration von Promotionsverfahren (auch in Zusammenarbeit mit anderen Verwaltungseinheiten)
- Pflege und Weiterentwicklung digitaler Geschäftsprozesse
- Veranstaltungsorganisation (insbes. Organisation von Promotionsfeiern)
- Organisation und Administration von Sitzungen
- Rechnungsbearbeitung und Buchhaltung
- Allgemeine Aufgaben der Fakultätsverwaltung (z. B. Post, Korrespondenzen, Auskünfte, Datenpflege, Terminkoordination, Aktenmanagement, Monitoring von Verwaltungsabläufen, Zusammenarbeit mit anderen Verwaltungseinheiten, Aktualisierung der Homepage)
Ihr Profil:
- Umfassende Berufserfahrung in einer Verwaltung oder im administrativen Bereich von Unternehmen
- Sehr gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
- Sehr gute Deutsch- und Englisch-Kenntnisse (in Wort und Schrift)
- Sehr gute IT-Kenntnisse – insbesondere sichere MS Office-Anwenderkenntnisse
- Erfahrung mit der Bearbeitung von Internetseiten und im Umgang mit Datenbanksystemen
- Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung und Erfahrungen in der Budgetverwaltung
- Großen Wert legen wir auch auf die Fähigkeit zu selbständigem, strukturiertem und teamorientiertem Handeln, verbunden mit großem Engagement, Belastbarkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion sowie auf ein freundliches und verbindliches Auftreten
Wir bieten:
- Einen Arbeitsplatz mit interessanten und abwechslungsreichen Aufgabengebieten in einem Umfeld mit internationaler Ausrichtung (inkl. Publikumsverkehr)
- Kooperative Kolleginnen und Kollegen mit positiver Arbeitsatmosphäre
- Unterstützung Ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung durch das interne Bildungsprogramm der Universität Heidelberg
Die Vergütung erfolgt nach TV-L.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, etc.) bis spätestens 22.02.2023 per E-Mail in einer pdf-Datei an Dekanat-ChemGeo@uni-heidelberg.de senden.
Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.