Projektassistenz Personal und Drittmittel (m/w/d)

Aufgabengebiet:

Projektassistenz: Unterstützung der Projektleitung und der wissenschaftlichen Mitarbeiter/-innen in allen organisa­torischen Aufgaben­bereichen, z. B. Erledigung des allgemeinen Schrift­verkehrs, Beratung von Publikum, Mitarbeitern, Studierenden, Vorbereitung, Durchführung und Nach­bereitung der halbjährlich statt­findenden Netzwerk­ver­an­staltungen sowie sonstiger Workshops und Konferenzen, Pflege und Führung der Projekt­akten, Berichts­wesen und Statistik, Vorbereitung und Organisation von Dienst­reisen.
Personal- und Finanz­controlling: Finanz­planung, Finanz­kontrolle, Personalangelegenheiten, Stipendienangelegenheiten, z. B. Aktualisierung des Finan­zierungs­plans, eigenver­antwortliche Umsetzung des genehmigten Finan­zierungs­plans, Kontrolle aller Kosten in Verwaltung und Forschung, Zuarbeit für die Zentrale Dritt­mittel­ver­waltung zur Erstellung und Kontrolle der Zwischen- und Endver­wendungs­nach­weise; Vorbereitung der Aus­schreibungs­unterlagen bei Stellen­besetzungs­verfahren, Vorbereitung der Anträge, Prüfen auf Vollständigkeit der eingehenden Unterlagen bei allen Personalangelegenheiten (Einstellungen / AZ-Änderungen / Höher­gruppierungen / Weiter­be­schäftigungen), Bearbeitung von Stipendien­angelegen­heiten (Prädoc, Postdoc; alle Schritte im Verfahrensablauf).

Einstellungsvoraussetzungen:

Dem Aufgabengebiet entsprechend gründliche und vielseitige Fachkenntnisse.

Erwünscht:
Gute Kenntnisse universitärer Strukturen und Erfahrung in der Finanz­verwaltung von Dritt­mittel­projekten sind vor Vorteil. Sicherer Umgang mit gängiger Büro­software (Office, Excel, Outlook etc.), Organi­sations­talent und Selbständigkeit, hohe Kommuni­ka­tions- und Team­fähigkeit Erfahrungen in der Führung und Organisation eines Sekretariats, Erfahrungen in der Finanz­koor­dination / Dritt­mittel­verwaltung, hohe Dienst­leistungs­orientierung, gute Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift, Befähigung zur flexiblen Arbeitsorganisation.

Weitere Informationen erteilt Frau Dr. Anna Maria Hartkopf (anna.hartkopf@fu-berlin.de / 030 838-61891).

Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen bis zum 19.04.2021 unter Angabe der Kennung im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Frau Dr. Anna Maria Hartkopf: anna.hartkopf@fu-berlin.de
Aus gegebenem Anlass und für die Zeit des eingeschränkten Präsenzbetriebes der Freien Universität Berlin bitten wir Sie, sich elektronisch per E-Mail zu bewerben. Die Bearbeitung einer postalischen Bewerbung kann nicht sichergestellt werden.

Freie Universität Berlin
Fachbereich Mathematik und Informatik
Institut für Mathematik
MIP.labor
Frau Dr. Anna Maria Hartkopf
Arnimallee 2
14195 Berlin (Dahlem)

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Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen von Menschen mit Migra­tions­hintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Vor­stel­lungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewer­bungs­unterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.