Fremdsprachensekretär:in (m/w/d)

INSTITUTSVERBUND INFORMATIK | AB 15.10.2022 | EG 6-9 TV-L | TEILZEIT | BEFRISTET BIS 31.12.2025
Der Institutsverbund Informatik der Universität Stuttgart ist ein Zusammenschluss von 7 Instituten mit insg. 19 Abteilungen im Bereich der Informatik. Die Geschäftsleitung des Institutsverbundes ist zuständig für die Verwaltung in den Bereichen Budget (inkl. Buchhaltung), Personal und Drittmittel der 19 Professoren und Juniorprofessoren mit ihren ca. 200 Mitarbeitern.

Die Geschäftsleitung betreut aktuell mehrere nationale und internationale Projekte (z. B. DFG, BW, BMBF, BMWi, EU, Industrie-Projekte, eine fakultätsweite Graduiertenschule, universitätsweit angelegte Großprojekte etc.) und sucht ab 15.10.2022 befristet bis 31.12.2025 eine/einen Fremdsprachensekretär:in (m/w/d) (EG 6-9 TV-L) in Teilzeit (19,75 Std./Woche, 50 % einer Vollzeitstelle).

Ihre abwechslungsreichen Aufgaben beinhalten:

• Administrative und finanzielle Bearbeitung von Drittmittelprojekten in Zusammenarbeit mit den Projektleiter:innen von der Belegbuchung bis zum Monitoring der Projektkosten
• Erstellung von Zwischennachweisen, Verwendungsnachweisen und Überwachung der Personalplanung
• Kenntnis der Regelungen und Vorschriften für die Forschungsförderung, Überwachung der Deadlines für Abgaben
• Ansprechpartner:in für die Projektpartner:innen, Projektleitung sowie die Mitarbeiter:innen der angeschlossenen Institute sowie die zentrale Verwaltung
• Personaleinstellungen, Vertragsverlängerungen und die Betreuung der Mitarbeiter:innen des Institutsverbundes
• Allgemeine Sekretariatsarbeiten in der Geschäftsleitung des Institutsverbundes, inkl. der Korrespondenz mit in- und ausländischen Geschäftspartnern (in deutscher und englischer Sprache) sowie allgemeine Verwaltungsaufgaben

Vertretungsweise auch:

• Buchhaltung (inkl. Inventarisierung) für die 19 Abteilungen des Institutsverbundes
• Verwaltung der Sach- und Reisemittel durchgeführter Projekte
• Nachbearbeitung der Reisekostenabrechnungen der ca. 150 - 200 Mitarbeiter
• Verwaltung der Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter (Urlaub / Krankheit)
• Verwaltung der Schlüssel und Zugangsberechtigungen der 19 Abteilungen
• Bestell- und Beschaffungswesen der Abteilung

Anforderungsprofil

Sie arbeiten im kleinen Team und unterstützen die Geschäftsleiterin des Institutsverbundes bei der Abwicklung aller anfallenden Aufgaben. Dafür erwarten wir von Ihnen:

• Entsprechende Ausbildung mit gutem Abschluss und nachgewiesene Berufserfahrung auf einer vergleichbaren Stelle
• Idealerweise Kenntnisse und Berufserfahrung in den o. g. Bereichen des öffentlichen Dienstes und der Drittmittelverwaltung an Universitäten und/oder Forschungseinrichtungen
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
• Gute Kenntnisse zweier weiteren Fremdsprachen
• Sehr gute Kenntnisse der aktuellen MS Office-Software
• Organisationstalent mit Eigeninitiative, Lernbereitschaft und Flexibilität für die vielfältigen Aufgaben
• Terminorientierte, selbstständige, pragmatische Arbeitsweise
• Ausgeprägte Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, Diskretion und Serviceorientierung
• Kommunikationsfähigkeit und Verhandlungsgeschick
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, freundliches und selbstsicheres Auftreten im Umgang mit dem Mitarbeitern aus dem akademischen und dem Verwaltungsbereich
• Aufgeschlossenheit gegenüber anderen Kulturen und Freude im Umgang mit jungen Menschen verschiedener Nationalitäten

Wir bieten Ihnen

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team an einer familienfreundlichen, forschungsstarken Universität am Campus Stuttgart-Vaihingen
• Alle Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes mit einer Jahressonderzahlung und einer Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss
• Möglichkeit zur Nutzung diverser Angebote der Universität Stuttgart, wie z. B. attraktive Fortbildungsmöglichkeiten
• Vergünstigtes Job-Ticket und einen Zuschuss für den öffentlichen Nahverkehr und gute Anbindung an den ÖPNV (Haltestelle Universität)
• Wiedereinsteiger*innen oder ggf. Berufswechsler*innen sind herzlich willkommen

Es handelt sich um eine Stelle im nichtwissenschaftlichen Bereich. Die Einstellung erfolgt befristet gemäß Teilzeit- und Befristungsgesetz zunächst bis zum 31.12.2025. Die Befristung ist an die Verfügbarkeit der Drittmittel gebunden. Eine Anstellung nach den Vorschriften des TV-L mit einer Vergütung abhängig von Ihren persönlichen Voraussetzungen und der daraus resultierenden Aufgabenstellung bis TV-L 9b.