DIE CHARITÉ – UNIVERSITÄTSMEDIZIN BERLIN
ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Uni­versitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als mo­dernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.

Chefsekretärin / Chefsekretär (D/w/m)

Institut für Laboratoriumsmedizin, Klinische Chemie und Pathobiochemie

Charité Campus Virchow-Klinikum

Gesucht wird ein:e Mitarbeiter:in für das Institutssekretariat. Es erwartet Sie eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kollegial ausgerichteten Arbeitsumfeld. Das Institut für Laboratoriums­medizin, Klinische Chemie und Pathobiochemie nimmt in der Charité die Aufgaben der Laboratoriumsmedizin in Forschung und Lehre wahr und befindet sich auf dem Campus Virchow-Klinikum. Forschungsschwer­punkt ist die Aufklärung molekularer Mechanismen von Krankheiten, die Identifizierung neuer Biomarker und die Entwicklung neuer Methoden der Labordiagnostik. Das Institut erfüllt ein umfangreiches Lehrdeputat insbesondere im Modellstudiengang Medizin der Charité.

Ihr Aufgabengebiet:

• Selbstständige Organisation des täglichen Ablaufs im Institutssekre­tariat (Bearbeitung von Anfragen, Telefon- und E-Mailverkehr)
• Unterstützung der Institutsleitung im Tagesgeschäft
• Allgemeine Chefsekretariats- und Organisationsaufgaben (Termin­planung, interne und externe Korrespondenz, Dokumentenablage, Bestellwesen, Bearbeitung von Posteingang und -ausgang)
• Übernahme von Aufgaben der Abrechnung
• Sie sind Ansprechpartner:in für Mitarbeitende, verschiedene interne und externe Bereiche und Patient:innen.
• Sie übernehmen vielfältige Aufgaben in der Institutsorganisation und halten „die Fäden zusammen“
• Zuarbeit für die Gestaltung der Semesterstudienpläne
• Kommunikation mit Dozierenden, Modulsekretariaten, Semesterkoor­dinator:innen sowie Externen
• Unterstützung bei der Koordination sowie ggf. Teilnahme an Klausur­aufsichten

Ihr Profil:
Fachliche Anforderungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Bürokauffrau/-mann im Gesundheitswesen oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit ggf. zusätzlichen Weiterbildungen im Büromanagement
• Prozessorientiertes Denken und organisatorisches Talent
• Sie verfügen über perfekte Deutsch- und nach Möglichkeit Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift
• Sie beherrschen MS Office (Excel, Word, Powerpoint etc.) sowie nach Möglichkeit SAP
• Sie besitzen Grundsätze der medizinische Nomenklatur (wünschens­wert)
• Sie verfügen über eine einschlägige Berufserfahrung, wünschenswert – aber nicht Bedingung – im Sekretariat eines Krankenhauses oder vergleichbaren Bereichen

Persönliche Anforderungen:

• Sie arbeiten selbstständig und koordiniert, verfügen über eine rasche Auffassungsgabe und Lernbereitschaft
• Sie sind belastbar, treten jederzeit allen Anspruchsgruppen gegenüber freundlich, höflich und zugewandt auf
• Sie verstehen sich als Dienstleister:in
• Diskretion und Loyalität sind für Sie eine Selbstverständlichkeit