Präsidium - Präsident

**Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in für das Büro des Präsidenten (m/w/d)**

Vollzeitbeschäftigung
unbefristet
Entgeltgruppe 9a TV-L FU
Kennung: P4-2023

Wir suchen Sie als Organisations- und Kommunikationstalent für die Unterstützung des Präsidenten der Freien Universität Berlin und seines internationalen Teams! Wir bieten Ihnen einen attraktiven, dynamischen Arbeitsplatz im Zentrum einer Exzellenzuniversität im grünen Südwesten Berlins. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Weiterbildung und Gesundheit sind uns wichtig. Zusätzlich bieten wir Ihnen viele weitere Vorteile, wie Arbeitsplatzsicherheit, eine Zusatzversorgung (VBL), ein Jobticket, eine reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum, ein vielfältiges Programm im Hochschulsport, die Möglichkeit der Teilnahme an internationalen Austauschprogrammen und 30 Urlaubstage pro Jahr.
Die Freie Universität Berlin gehört zu den mehrfach ausgezeichneten Exzellenzuniversitäten in Deutschland und ist national und international vielfältig vernetzt und eine gefragte Kooperationspartnerin. Sie wird von einem Präsidium unter dem Vorsitz des Präsidenten geleitet. Der Präsident vertritt die Hochschule und ist des Weiteren insbesondere für die strategische Planung (Forschungsschwerpunkte, Entwicklungsplanung, Berufungspolitik, Evaluation, Qualitätsmanagement, Exzellenzstrategie etc.) zuständig. Ergänzen Sie unser Team auf einer unbefristeten Position!

Das erwartet Sie bei uns:

Sie unterstützen den Präsidenten und sein Team an zentraler Schnittstelle in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Dazu gehören insbesondere:

schriftliche und telefonische Korrespondenz in deutscher, englischer und einer weiteren romanischen Sprache sowie Anfertigung einfacher Übersetzungen aus diesen und in diese Sprachen.
Terminmanagement
Kontinuierlicher Informationsaustausch und Koordinationsaufgaben für das gesamte Team
organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen inkl. Sitzungsunterlagen
Gästebetreuung
Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen
unterjährige Mittelbewirtschaftung
Veranstaltungsmanagement
Personalangelegenheiten (u. a. Urlaubs- und Krankmeldungen)
Durchführen von themenbezogenen Recherchen und Datenauswertungen (Informationsmanagement)

Das bringen Sie mit:

Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder abgeschlossene Ausbildung in einem anderen Verwaltungsberuf bzw. vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten.

(Berufs-)Erfahrung:

Drei Jahre Berufserfahrung, davon zwei Jahre in einer vergleichbaren Position.

Das wünschen wir uns von Ihnen:

Erfahrung im Büromanagement
gute Kenntnisse universitärer Strukturen und (Verwaltungs-)Prozesse
freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten
hohe Verantwortungs- und Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
sehr gutes Ausdrucksvermögen
ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit sowie Verhandlungsgeschick
Teamfähigkeit
Loyalität und Diskretion
sehr gute EDV-Kenntnisse inkl. MS Office
sichere Beherrschung der deutschen Sprache sowie gute Kenntnisse der englischen und einer romanischen Sprache in Wort und Schrift; weitere Sprachen sind von Vorteil

Das bieten wir Ihnen:

Bezahlung nach TV-L FU inkl. Jahressonderzahlung
Gleitende Arbeitszeit mit Home-Office Anteilen
die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der Gleitzeit
30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
Arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
umfassende Einarbeitung und vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot für Ihre individuelle fachliche und persönliche Weiterentwicklung
Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport und Gesundheitsförderprogramm
vergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
Kostenlose Nutzung des Bibliothekssystems der Freien Universität
Reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum
Mitarbeiter*innen-Preis in den Mensen

Weitere Informationen erteilt Herr Tomaz Cebasek (tomaz.cebasek@fu-berlin.de / 030-83873101).

Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung bis zum 29.05.2023 im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Herrn Tomaz Cebasek: tomaz.cebasek@fu-berlin.de oder per Post an die

Freie Universität Berlin
Präsidium
räsident Herrn Tomaz Cebasek
Kaiserswerther Str. 16-18
14195 Berlin (Dahlem)

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.