Sekretär:in / Assistent:in des Leiters Personal- und Recht (m/w/d)

Die Universität Stuttgart ist eine in Wissenschaft und Lehre bedeutende technisch orientierte Universität mit über 22.000 Studierenden und mehr als 5.800 Beschäftigten. Als weltweit vernetzte, international arbeitende Forschungsuniversität mit einer herausragenden Stellung bietet die Universität Stuttgart ihren Studierenden über 160 zukunftsorientierte Studiengänge und ihren Beschäftigten innovative, herausfordernde und interdisziplinäre Arbeitsplätze.

Das Dezernat Personal und Recht unterstützt mit 45 Kolleginnen und Kollegen die Beschäftigten und Angehörigen der Universität mit seinen Services und Dienstleistungen in allen Belangen rund um das jeweilige Arbeitsverhältnis und bearbeitet die Personalverwaltung, das Personalmanagement und die zentralen rechtlichen Themen der Universität. Wir legen Wert auf die Förderung der Beschäftigten und eine kooperative und wertschätzende Führung.

Zur Mitarbeit bei unseren vielfältigen und verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir

ein:e Sekretär:in / Assistent:in des Leiters Personal und Recht (m/w/d).

In dieser Funktion sind Sie die zentrale Ansprechstelle des Dezernats nach innen und außen. Sie repräsentieren damit auch den Bereich Personal und Recht und die Zentrale Verwaltung gegenüber den Professorinnen und Professoren und externen Kooperationspartnern. Sie managen souverän die vielfältigen Termine und haben die zur Stelle gehörenden anspruchsvollen Aufgaben im administrativen Bereich im Griff. In stressigen Situationen behalten Sie den Überblick und reagieren flexibel auf kurzfristige Änderungen. Diskretion ist für Sie eine Selbstverständlichkeit

Ihre Aufgaben:

Terminmanagement der Leitung, Organisation und Koordination von Terminen, interne und externe Kommunikation;
Selbständige und verlässliche Organisation der zumeist digitalen Aktendokumentation in gängigen Tools;
Bearbeitung telefonischer und digitaler Anfragen, Betreuung mehrerer E-Mail-Konten;
Personalverwaltung innerhalb des Dezernates und Sachbearbeitung im Bereich Schwerbehinderung;
Budgetverwaltung des Dezernats und Mitarbeit bei Stellenbesetzungsverfahren;
Allg. Sekretariatsaufgaben wie z. B. Post Ein-/Ausgang, Schriftverkehr, Ablage, Terminüberwachung, Material- und EDV-Verwaltung, etc.;
Übernahme von Sonderaufgaben;
Urlaubs- und Krankheitsvertretung der Sekretärin der Kanzlerin.

Ihr Profil:

Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, in der öffentlichen Verwaltung, als Fremdsprachensekretär:in oder eine vergleichbare Qualifikation;
Einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung;
Strukturierte, selbständige Arbeitsweise;
Dienstleistungs- und kundenorientiertes, freundliches und souveränes Auftreten;
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift;
Englische Sprachkenntnisse sind von Vorteil;
Fingerspitzengefühl in schwierigen Situationen, Diskretion und Loyalität.

Unser Angebot:

Eine unbefristete Anstellung sowie attraktive Vergütung nach TV-L, verbunden mit den Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes;
Interessante, vielseitige und bunte Aufgaben mit Gestaltungsmöglichkeiten in einem engagierten, kompetenten, freundlichen und weltoffenen Team;
Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, umfassende Weiterbildungsmöglichkeiten;
Einen modernen Arbeitsplatz am Stadtgarten in der Mitte von Stuttgart;
Zusätzliche Altersvorsorge, Gesundheitsmanagement und umfangreiche Sport- und Kulturangebote der Universität;
Parkmöglichkeit direkt am Gebäude oder ein JobTicket BW und JobRad für eine umweltgerechte Mobilität;
Eine Vollzeitstelle, die grundsätzlich auch teilbar ist.