Stabsstellen - Stabsstelle Kommunikation und Marketing (KuM)

Teamassistenz / Fremdsprachensekretariat (m/w/d)

mit 75 %-Teilzeitbeschäftigung
unbefristet
Entgeltgruppe 9a TV-L FU
Kennung: KuM Sek 2023

Die Stabsstelle Kommunikation und Marketing verantwortet die crossmediale Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, das Corporate Publishing, die interne sowie die politische Kommunikation und die Marketingaktivitäten der Freien Universität. Der Aufbau und die Pflege der Beziehungen zu Stakeholdern der Freien Universität sind dabei ein wesentlicher Teil der Arbeit. Als internationale Netzwerkuniversität legt die Freie Universität dabei besonderen Wert auf eine mehrsprachige Kommunikation.
Sie unterstützen die Stabsstelle bei allen anfallenden organisatorischen und administrativen Aufgaben und arbeiten in einem abwechslungsreichen, kreativen und spannenden Arbeitsumfeld.

Aufgabengebiet:

Unterstützung der Stabsstellen- und Referatsleitungen sowie Team-Koordination der Stabsstelle, im Einzelnen:

Beratung und schriftliche und telefonische Korrespondenz mit Mitarbeiter*innen, Studierenden sowie Externen und Kooperationspartner*innen in deutscher und englischer Sprache
Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln und Drittmittelprojekten (u. a. Übernahme von Zahlungsvorgängen, z. B. Stipendienzahlungen; Budget- und Fristenkontrolle; Bestellungen)
Übernahme von Personalangelegenheiten (z. B. Betreuung von Bewerbungs- und Einstellungsverfahren)
Unterstützung bei weiteren organisatorischen und administrativen Vorgängen in den Referaten (z. B. Verwaltung Deutschlandstipendium)
Veranstaltungsmanagement (insbesondere Alumni-Veranstaltungen)
Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen, Terminkoordination
Pflege von Adresslisten, Verteilern, Kontaktmanagement
Webseiten-Pflege

Einstellungsvoraussetzungen:

abgeschlossene Ausbildung in einem einschlägigen Verwaltungsberuf oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten bzw. dem Aufgabengebiet entsprechende gründliche und vielseitige Fachkenntnisse
sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift

(Berufs-)Erfahrung:

Mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Position im Bereich Teamassistenz / Office Management

Erwünscht:

sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache
sehr hohe Serviceorientierung und Einfühlungsvermögen im Umgang mit unterschiedlichen Zielgruppen
Organisationstalent; umsichtiges Handeln, Sorgfalt
Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Engagement
eigenständige Arbeitsweise und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck sehr gute Arbeitsergebnisse zu erzielen
sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen sowie SAP und Webex
Erfahrung mit der Bearbeitung von Webseiten

Weitere Informationen erteilt Frau Franca Brand (franca.brand@fu-berlin.de/ 838-73801).

Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung bis zum 16.10.2023 im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Frau Franca Brand: bewerbung@kum.fu-berlin.de oder per Post an die

Freie Universität Berlin
Stabsstellen
Stabsstelle Kommunikation und Marketing (KuM)
Referat Beziehungsmarketing
Frau Franca Brand
Kaiserswerther Str. 16 - 18
14195 Berlin (Dahlem)

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